Внедрение Битрикс24 в Мурманске

Самая дорогая ошибка при запуске CRM – начать с настройки. Портал разворачивается быстро, но воронка, придуманная за столом, не совпадает с тем, как люди работают, и через месяц сделки возвращаются в почту и таблицы. Поэтому внедрение Битрикс24 у нас устроено наоборот: сначала предпроектный разбор процессов, техническое задание и смета, и только потом первая настройка.

РОСТСАЙТ ведёт проекты с 2011 года в 79 городах России. В Мурманске и по Мурманской области наши заказчики – это судоремонт и снабжение флота, рыбопереработка, транспортные и экспедиторские компании, подрядчики промышленных предприятий, строительные и сервисные фирмы, а в последние годы – туроператоры, которые возят гостей на северное сияние. У всех длинный цикл сделки и много внешних зависимостей, и это надо увидеть до старта работ.

Разбор процессов: что мы делаем в первые два дня

Мы проходим весь маршрут обращения: откуда оно приходит, кто первым его видит, что делает дальше, кому передаёт, где возникает пауза и сколько дней она длится. Никаких презентаций и демонстраций экранов на этом этапе нет. Результат – схема на один лист и список мест, где заявка стоит без движения. По ней уже понятно, какие поля нужны в карточке, какие роботы имеют смысл, а какие возможности системы вам не пригодятся вовсе. Разбор стоит один-два дня и всегда дешевле, чем переделка настроенного портала.

Что выясняем у директора северной компании

Первая встреча – с собственником или коммерческим директором. Просим не рисовать идеальную схему, а разобрать три последние крупные сделки по датам: когда пришёл запрос, когда ушла цена, сколько ждали ответа, кто согласовывал условия, почему клиент выбрал вас. Дальше идут вопросы про цифры: сколько запросов было в прошлом квартале, какая доля дошла до договора, средний срок сделки, причины отказов. Отсутствие ответов – это не упрёк, а сразу готовый список отчётов. И отдельно фиксируем, чего делать нельзя: какие согласования обязаны остаться за человеком и какие данные не должны видеть все подряд.

Что к этой картине добавляют снабженцы и менеджеры

Второй разговор – без руководителя. Люди показывают, как работают на самом деле: где лежат прайсы поставщиков, как считается доставка до причала в Мурманске или до объекта в области, кто подтверждает наличие, сколько времени уходит на подготовку коммерческого предложения. Разрыв с версией директора обнаруживается почти всегда. Руководитель уверен, что предложение уходит в день запроса; менеджер объясняет, что сначала ждёт цену от двух поставщиков, а это три-четыре дня. Автоматизировать в такой ситуации надо не рассылку писем, а само ожидание: поставить срок, ответственного и напоминание, чтобы запрос не терялся.

Рейсы, вахты и северный график в этапах сделки

Часть контактных лиц у заказчиков Мурманска физически недоступна неделями: судно в рейсе, снабженец на вахте, объект работает сменами. Обычная воронка этого не понимает и показывает такие сделки как провал менеджера. Мы закладываем правило: если контактное лицо недоступно по объективной причине, сделка получает отдельный статус, дату следующего касания и задачу, а не молча висит в работе. Второе местное правило – окно навигации и завоза. Если товар физически можно доставить только к определённому сроку, эта дата становится полем в карточке и точкой отсчёта для всех напоминаний.

Карта пути заявки при подряде и снабжении

Из двух интервью получается одна схема. У снабженческой компании она такая: запрос со спецификацией, разбор позиций, запрос цен у поставщиков, расчёт логистики доставки в Мурманск, коммерческое предложение, торг, договор и счёт, поставка, закрывающие документы. У судоремонта и подряда добавляются осмотр, дефектная ведомость и согласование объёма работ. В каждой точке мы отмечаем, кто отвечает и сколько дней считается нормой. Именно эти отметки потом становятся сроками в системе, и по ним видно не «плохого менеджера», а конкретный шаг, на котором компания теряет неделю.

Отдельно на карте отмечаем повторные обращения. У снабженцев и сервисных бригад, работающих по Мурманску и области, основная выручка приходит от тех, кто уже покупал, но в таблицах этих клиентов не отличить от новых. Мы заранее договариваемся, по какому признаку сделка считается повторной и через сколько месяцев менеджер обязан вернуться к клиенту с предложением. Это одна строка в техническом задании и заметная разница в выручке через полгода.

Признак перехода этапа в длинных поставках

Для каждого этапа мы формулируем проверяемый признак перехода – факт, который видно в карточке, а не оценку менеджера. Не «клиент заинтересован», а «отправлено предложение по спецификации». Не «согласовываем», а «подписана заявка на поставку и выставлен счёт». Если признак нельзя проверить, этап сформулирован неправильно и переписывается. Тут же задаём предельный срок стоянки: например, ответ на запрос цены поставщику ждём не дольше двух рабочих дней, иначе включается напоминание. Всё это делается на бумаге, до открытия портала, и потом просто переносится в настройки.

Как из интервью получается техническое задание

Через два-три дня после разбора вы получаете техническое задание. Его содержание:

• воронки и этапы с признаками перехода и предельными сроками;
• поля карточек лида, сделки, компании и контакта;
• оргструктура и права доступа;
• роботы и автозадачи в формате «событие – действие»;
• список каналов и интеграций с описанием передаваемых данных;
• состав отчётов и план обучения.

Отдельным разделом идёт то, что мы намеренно откладываем на второй этап. Документ читается вместе с теми сотрудниками, которых мы опрашивали, и правится построчно. На этой стадии правки бесплатны, после настройки они стоят денег и времени.

Смета: почему мы считаем её до, а не после

Сумма считается по утверждённому ТЗ и фиксируется в договоре. Экспресс-запуск – от 60 000 ₽ и пять рабочих дней: базовая воронка, карточки, права, обучение. Внедрение под ключ – от 180 000 ₽ и три-четыре недели: аудит процессов, роботы, интеграции, отчёты, регламент. Обмен с 1С по номенклатуре, счетам, оплатам и отгрузкам – от 90 000 ₽ и две недели. Телефония, WhatsApp и Telegram в одном окне – от 35 000 ₽ и три дня. Портал с задачами, проектами и базой знаний – от 70 000 ₽ и две недели. Сопровождение – от 15 000 ₽ в месяц. Лицензию вы покупаете напрямую у вендора и владеете ей сами. Остальные направления собраны в разделе автоматизация бизнеса.

Что не входит в проект, и об этом говорится сразу

В смете есть строка «за границами работ», и мы просим прочитать её внимательнее остальных. Обычно туда попадают:

• доработки складского учёта на стороне 1С;
• разработка под нестандартный расчёт себестоимости или ремонта;
• чистка базы от дублей силами заказчика перед переносом;
• покупка лицензий Битрикс24 и номеров телефонии.

Мы называем это до старта, чтобы в середине проекта не возникло разговора «а мы думали, это тоже входит». Такой же принцип действует у нас на других услугах – например, на технической поддержке, где объём работ описан заранее.

Первый месяц после запуска и контрольная встреча

Обучение занимает два дня и идёт двумя сессиями – отдельно для менеджеров, отдельно для руководителя, обе записываются на видео, чтобы новых людей вводили без нас. Дальше тридцать дней бесплатных доработок: на живых сделках всплывает то, чего не видно ни в одном интервью. Через месяц проводим контрольную встречу и сравниваем показатели с теми, что записали на разборе, – срок сделки, долю дошедших до договора, время реакции на запрос. У компаний Мурманска мы дополнительно смотрим, сколько сделок простояло из-за недоступности контактного лица в рейсе или на вахте. Дальше по желанию берём сопровождение с доработками по мере роста компании.

Начните с разговора: полчаса по телефону обычно хватает, чтобы понять, нужен вам экспресс-запуск или полноценный проект с интеграциями. Звоните +7 (901) 417-22-12 или оставьте заявку на сайте – срок и смету назовём до начала работ и зафиксируем договором.