Автоматизация бизнеса в Мурманске

Ощущение «работаем много, зарабатываем как раньше» само по себе ничего не объясняет. Объясняет разбор процесса: берём путь заявки от первого контакта до повторной отгрузки и смотрим, где данные переписываются руками, где решение ждёт человека и где клиент остаётся без ответа. Каждый такой стык – это часы и деньги, просто они не попадают ни в один отчёт.

Ниже пять шагов и цена каждого. И отдельный раздел на главный вопрос: как понять, что ручной режим себя исчерпал именно у вас.

Порт, флот и снабжение: чем здесь отличается цикл сделки

Экономика Мурманской области держится на море и на том, что вокруг него: рыбопромысловый флот, судоремонт, снабжение судов и береговых предприятий, перевалка, обслуживание арктических проектов. Отсюда две особенности, которых нет у среднего города. Первая – срочность привязана к графику судна: пока борт у причала, поставщик нужен сегодня, а через сутки он уже не нужен вовсе. Вторая – люди на вахте и в рейсе, то есть ответственный за сделку регулярно недоступен по несколько недель. Добавьте дорогой и долгий завоз в Мурманск с материка: ошибка в спецификации означает не переделку, а сорванный срок. Плюс зимний туристический поток за северным сиянием с сентября по апрель – у гостиниц и экскурсионных компаний свой пик, обратный общероссийскому.

Шаг первый: заявка есть, а следа от неё нет

Снабженец судоремонтного предприятия Мурманска звонит на мобильный, дублирует в WhatsApp, потом присылает заявку на почту в виде фотографии списка. Три обращения от одного клиента, ни одного общего места, где это видно.

• звонок принят, но заявка осталась в записной книжке менеджера;
• запрос пришёл в нерабочее время – реакция только утром, судно уже ушло;
• переписка ведётся с личного номера сотрудника, который ушёл в отпуск;
• руководитель не может назвать число обращений за неделю даже приблизительно.

Триста запросов в месяц, из них десятая часть без внятного ответа – тридцать несостоявшихся разговоров. При среднем чеке поставки в 60 000 рублей и конверсии в четверть это около 450 000 рублей упущенной выручки за месяц.

Шаг второй: срочный запрос против планового

Без квалификации менеджер обрабатывает заявки в порядке поступления, а не в порядке важности. В снабжении это дорого: срочный запрос «нужно до отхода» и плановая закупка на квартал требуют совершенно разной реакции. Правила настраиваются за день – обязательные поля с датой потребности, объёмом, точкой доставки по Мурманску или в область, формой оплаты и наличием договора, – после чего срочные попадают в отдельную воронку с коротким нормативом ответа, а плановые ставятся в работу с напоминанием.

Шаг третий: спецификация, счёт, закрывающие документы

Самый трудоёмкий участок. Позиции переносятся из письма в прайс и обратно, спецификация собирается вручную, счёт готовится в отдельной программе, акт вспоминают через месяц. Двенадцать минут на документ плюс переписка про согласование – при двадцати сделках в неделю набегает два рабочих дня в месяц на одного сотрудника. Печатные формы из карточки сделки убирают ручное копирование целиком: реквизиты берутся из карточки контрагента, позиции – из товарной части, номер и дата присваиваются системой.

Шаг четвёртый: поставка, ремонт, монтаж

После оплаты сделка уходит на склад и в исполнение, и здесь обычно рвётся связь. Продажи не знают о фактических остатках, склад не знает о срочности, а между Мурманском и складом поставщика на материке лежит неделя пути, поэтому клиент узнаёт о переносе последним. Обмен с 1С стоит от 90 000 рублей и делается за две недели: номенклатура, остатки и цены приезжают в карточку, счета, оплаты и отгрузки возвращаются в учёт. Отдельная польза – история по контрагенту становится единой, и на вопрос «что мы им поставляли в прошлом году» отвечает система, а не память кладовщика.

Шаг пятый: судно вернётся из рейса, а вы об этом не узнаете

Повторная продажа в снабжении почти запрограммирована: расходники, запчасти и продовольствие берут циклами. Но цикл нужно знать и помнить, а память отдела продаж живёт ровно до увольнения менеджера.

• расчётная дата следующей закупки и задача за неделю до неё;
• автоматический список контрагентов, молчащих больше квартала;
• контроль сроков действия договоров и сертификатов;
• вся история отгрузок в карточке компании, а не в трёх личных переписках.

Где именно считать деньги

Три строки, которые владелец снабженческой фирмы Мурманска посчитает за вечер. Первая – потерянные обращения: доля непринятых звонков из отчёта телефонии, умноженная на конверсию и средний чек. Вторая – стоимость ручной работы: число сделок за месяц на 25 минут и на стоимость часа сотрудника. Третья – невозвращённые клиенты: сколько контрагентов покупали в прошлом году и не покупали в этом. Обычно сумма за квартал выходит больше, чем стоит внедрение под ключ.

Чек-лист руководителя: пора или ещё нет

Пора, если вы не знаете точное число заявок за вчера. Если срочный запрос может пролежать до утра. Если уход менеджера означает потерю его контрагентов. Если одни и те же данные вводятся в две программы. Если на вопрос «на каком этапе сделка» нужно кому-то звонить. Если сводка по выручке собирается руками дольше двух часов. Три совпадения – ручной режим уже дороже системы.

Порядок внедрения и бюджет проекта в Мурманске

Экспресс-запуск CRM – от 60 000 рублей и пять рабочих дней: воронка, карточки сделок, права, обучение. Телефония с WhatsApp и Telegram – от 35 000 рублей за три дня, это первое, что стоит сделать при большом потоке звонков. Внедрение под ключ с аудитом процессов, роботами, интеграциями и отчётами – от 180 000 рублей и три-четыре недели. Портал с задачами, проектами и базой знаний – от 70 000 рублей, обмен с 1С – от 90 000 рублей, дальнейшее сопровождение – от 15 000 рублей в месяц, первый месяц доработок бесплатный. Этапы стандартные: разбор процессов один-два дня, техническое задание и смета два-три дня, настройка пять-десять дней, интеграции три-семь дней, обучение два дня. Детали по самой системе – на странице внедрения Битрикс24, лицензия покупается напрямую у вендора.

Что чаще всего мешает внедрению

Первое – попытка оцифровать процесс, о котором в компании нет договорённости. Пока не решено, кто отвечает за срочные заявки и в какой срок, система лишь запишет неразбериху. Второе – желание сделать всё сразу: лучше работающая воронка через неделю, чем идеальный проект через полгода. Третье – отсутствие владельца системы внутри компании. Если никто не следит за качеством данных, через два-три месяца часть сделок снова уедет в тетради. РОСТСАЙТ работает с 2011 года и ведёт проекты в 79 городах России, поэтому сайт, продвижение, чат-боты и CRM у нас настраивает одна команда, а смета фиксируется договором до старта работ.

Частые вопросы

Наши люди месяцами в море и на вахте. Система вообще будет работать? Будет, потому что она не требует одновременного присутствия. Задача, поставленная в портале, ждёт исполнителя и не теряется, а руководитель видит, просрочена она или нет. Мобильное приложение работает везде, где есть связь, история сделки подгружается целиком. Для длинных отсутствий полезно правило замещения: если ответственный не отвечает больше суток, сделка автоматически переходит на дежурного менеджера, и клиент не остаётся в тишине.

У нас много номенклатуры и она сложная. Как это ляжет в карточки? Каталог не переносится вручную, он подтягивается из 1С вместе с ценами и остатками, это часть работ по интеграции за две недели. Внутри сделки товарная часть собирается выбором из справочника, а не набором текста, поэтому пропадают опечатки в артикулах – главная причина неверных поставок. Если учёт ведётся в нескольких базах, на этапе технического задания мы определяем главную и правила обмена, чтобы не создать два источника правды.

Мы работаем по договорам с крупными предприятиями. Чем поможет система в такой схеме? Длинные контрактные отношения выигрывают от неё сильнее коротких продаж. В карточке хранятся сроки договора, приложения, спецификации, ответственные с обеих сторон и вся переписка. Роботы напоминают о датах окончания и о плановых отгрузках. Руководителю видно, какая часть обязательств закрыта, без сбора сведений по сотрудникам. Отдельно настраиваются права, чтобы коммерческие условия видел не весь отдел.

Сколько времени внедрение отнимет у наших сотрудников? Основная нагрузка – первая неделя. Разбор процессов это два-три совещания по полтора часа с руководителем и ведущим менеджером, дальше от вас нужны ответы на уточняющие вопросы и выгрузки данных. Обучение занимает два дня группами по два часа. За месяц проекта команда тратит порядка пятнадцати часов, и это единственное серьёзное вложение времени с вашей стороны.

Хотите увидеть свои цифры, а не примерные? Разберём процесс бесплатно и покажем, на каком шаге теряется больше всего. Звоните +7 (901) 417-22-12 или напишите через форму на сайте.